Attention les informations fournises ci-dessous ne s’appliquent pas à un salairé du secteur agricole pour lesqules les démarches diffèrent légèrement.
Procédure et formalités à suivre pour embaucher un salarié
Lors de l’embauche d’un employé, quel que soit le type ou la durée du contrat, l’employeur doit respecter des formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Certains types de salariés ont des formalités supplémentaires spécifiques.
La déclaration préalable à l’embauche
Pour embaucher un salarié, l’employeur doit le déclarer. Cette formalité est faite avec la DPAE.
Ce sont les administrations qui fournissent la DPAE quand l’employeur utilise un des dispositifs suivants : TESA (Titre Emploi Simplifié Agricole), TESE (Chèque Emploi Service Entreprise), CEA (Caisse d’Emploi Associative).
A quoi sert la DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche permet à l’employeur de réaliser les formalités et les demandes suivantes avec une seule déclaration : affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage (si c’est le premier salarié de l’entreprise), immatriculation du salarié au régime générale de la sécurité sociale pour votre entreprise (si c’est une première embauche), immatriculation de l’employeur au service de santé au travail si il dépend du service de santé au travail, demande d’adhésion pour le service de santé au travail et visite d’information et de prévention ou examen médical d’aptitude à l’embauche.
Lors de la rédaction, la DPAE doit contenir les informations suivantes : Nom et prénoms de l’employeur ou dénomination sociale ainsi que le numéro Siret de l’entreprise et son adresse. Lorsqu’il s’agit d’un CDI ou d’un CDD supérieur à 6 mois, il faut aussi mentionner le temps passée par le salariés en tant que période d’essai. Il faut également mentionner le type et la durée du contrat.
Transmission de l’embauche
Elle doit être envoyée à l’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) au plus tôt 8 jours avant l’embauche.
La déclaration par voie électronique est impérative pour les sociétés qui ont fait 50 déclarations d’embauche ou plus durant l’année précédente.
Pour les entreprises qui ne rentrent pas dans cette catégorie, la déclaration papier peut être faite. Cependant, il est préférable d’utiliser la déclaration en ligne. Veuillez noter que l’URSSAF n’accepte plus les déclaration par email, il faut utiliser le service adéquate disponible ici : https://www.due.urssaf.fr/
Si la déclaration est faite par papier, cette dernière doit être envoyée par courrier RAR (Recommandé avec Avis de Réception). Elle doit être adressée à l’Urssaf : Urssaf : Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales qui gère le lieu où travaille le salarié avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant.
L’Urssaf ne donne plus d’accusés de réception aux employeurs qui soumettent leur DPAE par télécopie ou par la poste. Il faut noter que :l’employeur n’a pas à faire une DPAE quand un salarié signe une convention de stage. Ces employeurs doivent se rendre au guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO) pour déclarer les intermittents du spectacle qu’ils emploient occasionnellement.
L’employeur doit préparer la DPAE même si le candidat n’a pas encore été enregistré par les services de l’état. Il doit demander à l’intéressé de contacter la CPAM pour obtenir son NIR (Numéro d’Inscription au Répertoire) qui est son numéro de Sécurité sociale.
Autre déclaration préalable
En plus de la DPAE, c’est-à-dire la DPAE, l’employeur doit faire une déclaration préalable des salariés qu’il envisage d’embaucher. Il doit le faire par lettre recommandée avec accusé de réception et adressée à l’inspection du travail :
Lorsqu’un employeur embauche pour la première fois dans un établissement qui n’a pas employé de personnel pendant au moins 6 mois
Lorsque l’entreprise change d’exploitant ou d’industrie ou de commerce ou quand il y a un déménagement géographique
Le récépissé de la lettre recommandée est nécessaire pour prouver que l’employeur a bien envoyée sa déclaration préalable. Cette pièce doit être fournie à l’inspection du travail à sa première visite chez l’employeur.
L’accusé de réception ou une copie de la DPAE doivent être remis au salariés. Cela n’est pas obligatoire si le contrat de travail comporte une mention indiquant à quel organisme la DPAE est envoyée.
Sanctions pour non-déclaration
Si l’employeur ne fait pas une DPAE , il peut être sanctionné par par l’Urssaf qui effectuera une régularisation des cotisations de sécurité sociale qu’il n’a pas payées à cause de l’absence de déclaration. L’entreprise peut aussi recevoir une amende de 1 182 € par salarié concerné (sanction administrative), des sanctions pénales, car l’absence volontaire d’une DPAE est un délit de travail dissimulé qui se fait par la dissimulation d’emplois salariés.
Si une entreprise dissimule ses salariés, elle peut être condamnée par la justice.
Dans ce cas, la peine cumulée est : 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique, 225 000 € d’amende et un suivi judiciaire pour une personne morale.
Les démarches supplémentaires à effectuer
Fournir un contrat de travail au salarié
L’employeur fournit au salarié un contrat écrit et signé.
Ce document doit donner au salarié les informations suivantes :
- Les accords et conventions collectives en vigueur dans l’entreprise, ainsi que leur nature (accord global ou accord référencé…), étant donné qu’il peut y avoir plusieurs accords collectifs différents ; Le niveau de protection sociale dont bénéficient les salariés de l’entreprise ;
- Le niveau de protection sociale dont bénéficient les dirigeants et mandataires sociaux ;
- Lorsqu’un régime d’assurance vie est présent dans l’entreprise, une notice complète sur le sujet ;
- Des informations sur les risques professionnels et comment les prévenir : information spécifique sur le sujet du harcèlement moral et du stress professionnel…
Registre unique du personnel
Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit dans le registre unique du personnel. Cette obligation est valable pour tous les salariés, quel que soit leur statut ou leur nationalité.
La tenue de ce registre est obligatoire pour toutes les entreprises qui emploient un salarié (ou un stagiaire). Il indique les entrés et les sorties des salariés dans l’entreprise et doit pouvoir être fourni sur demande des services de contrôle de l’état.
Affiliation auprès des institutions de retraites complémentaires obligatoire
L’employeur a l’obligation de faire en sorte que ses salariés soientinscrits dans les institutions de retraites complémentaires : Agirc-Arrco (Association générale des institutions de retraite des cadres – Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés).
Cette affiliation se fait via la déclaration sociale nominative (DSN), une déclaration unique et dématérialisée qui permet à l’employeur d’envoyer les informations sociales vers la totalité des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés (retraites, assurance-maladie…).
Examen médical à l’embauche
L’employeur doit pratiquer une visite d’information et de prévention ou un examen médical d’aptitude au moment de l’embauche.
Il existe des sanctions en cas d’absence d’examens médicaux. En cas de non-respect des obligations médicales par l’employeur, il encourt une amende de 3 750 € et 4 mois de prison en cas de récidive.
Source : site service public du 12/11/2022 sous licence Etalab 2.0 :
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