La domiciliation commerciale offre aux entreprises la possibilité d’établir un siège social à l’endroit de leur choix sans encourir des coûts élevés. Cette option est accessible pour toutes sortes d’entités corporatives (en forme de personne morale), indépendamment de leur structure juridique : SASU, SAS, EURL, SARL, etc. C’est une solution particulièrement appréciée par les jeunes start-ups, les travailleurs indépendants et les entrepreneurs individuels.
Il est important de noter que la domiciliation commerciale n’est pas obligatoire. Il existe d’autres méthodes pour déterminer une adresse administrative, comme l’utilisation de l’adresse personnelle du dirigeant ou la location d’un bureau physique.
La société de domiciliation
La société de domiciliation offre à une entreprise cliente une adresse qui représentera son siège social aux yeux de ses clients, partenaires et fournisseurs. Il s’agit d’un service qui peut également inclure l’assistance administrative, la réception du courrier et l’accès à des espaces de travail ou de réunion selon les besoins.
En France, la domiciliation commerciale est une activité réglementée par la loi. Plus précisément, les entreprises de domiciliation doivent obtenir une autorisation des autorités préfectorales. C’est une garantie supplémentaire de sécurité et de fiabilité pour les entreprises qui font appel à leurs services.
Le contrat de domiciliation
La rédaction et la signature d’un contrat de domiciliation entre la société de domiciliation et l’entreprise cliente sont obligatoires. Ce contrat doit définir : la durée de l’accord, les obligations respectives des deux parties, le coût du service et les conditions de résiliation. Bien qu’il puisse être volumineux, il est crucial de le lire attentivement pour éviter toute surprise désagréable. Si vous connaissez un avocat ou avez accès à un conseil juridique, il pourrait être bénéfique de le consulter afin d’identifier un partenaire de domiciliation digne de confiance.
Les avantages
On peut distinguer trois avantages importants. En premier lieu, la domiciliation commerciale permet de disposer d’une adresse prestigieuse et de gagner en crédibilité, cela à peu de frais. Cette adresse va apparaître sur tous les documents qu’elle va émettre : courriers, devis, factures… Ainsi, cela renforce l’image de qualité de l’entreprise si son adresse de domiciliation est dans une grande ville ou dans un quartier d’affaire.
La domiciliation commerciale permettra aussi au chef d’entreprise de ne pas perdre beaucoup de temps, la société de domiciliation mettant à sa disposition un local bien équipé. Il aura à sa disposition une pièce pour organiser ses réunions ordinaires et confidentielles et pour archiver ou consulter les documents édictés par les lois et les règlements, comme par exemple les livres comptables…
Le chef d’entreprise pourra avoir à sa disposition un service accueil et une permanence téléphonique (selon les services proposés par la société de domiciliation). Il pourra ainsi demander de filtrer les visites des persona non grata et les appels téléphoniques indésirables pour mieux se focaliser sur son travail. Aussi, si la société est petite, cela évite au gestionnaire d’utiliser son adresse personnel avec les conséquences négatives que cela engendre (courriers ou appels non sollicités, démarchages au domicile…).
Enfin, les sociétés qui ont recours à cette solution ne sont engagées que pour une durée minimale de trois mois, reconductible tacitement, à moins qu’il y ait un préavis de résiliation.
Pour trouver une domiciliation pas chère, vous pouvez faire des recherches sur internet. N’hésitez pas à bien lire les conditions du contrat et à vous renseigner sur les forums spécialisés. Faites attention aux société qui vous promettent mont et merveilles pour un coût dérisoire.
Les inconvénients
Les inconvénients sont peu nombreux et afin de parer à tout désenchantement, il vaudrait mieux se renseigner sur chaque entreprise de domiciliation. Beaucoup d’entreprise proposent des services sans engagement de durée. Mais comme la durée minimale est de 3 mois, cela n’est pas possible. Assurez vous que la société est bien sérieuse avant de vous engager.
Il faut se renseigner sur la qualité des services de la société (en regardant les avis sur internet par exemple) mais aussi bien lire les conditions des contrats.
Car si les services de domiciliation proposés ne sont pas cher, c’est sans doute qu’il y aura des frais additionnels ou que certains services indispensables ne sont pas compris.
La plupart du temps, les prix visibles sont les prix de base sur lesquels vont se greffer des services supplémentaires. Vous pourrez demander à votre domiciliataire de vous fournir une permanence téléphonique, ou alors peut-être vous désirez adhérer à une gestion permettant de réexpédier votre courrier, par la poste ou par email. Et tout cela se paie, souvent très cher.
Un autre inconvénient de la domiciliation commerciale est que vous serez obligé de vous déplacer souvent pour vous rendre sur le lieu du siège choisis lors de la domiciliation. Si vous habitez en Normandie et que vous avez votre production sur place, alors que vous avez souscrit à une adresse sur Paris, vous devrez sans doute parfois faire le trajet.
Et si vous n’avez pas souscrit à l’option de réexpédition de votre courrier professionnel, vous allez être obligé de vous déplacer plusieurs fois par semaine. Il faut donc bien prendre en compte ces services optionnels qui peuvent être indispensables.
Enfin, les contrats de base ne prévoit pas de bureau pour les réunions ou les entretiens. Il faudra donc en louer et cela à un coût.
Avant de prendre une domiciliation, il faut donc bien lister tous les besoins de votre entreprise et voir si cela à réellement un sens au niveau de l’organisation et au niveau du coût récurrent de ce contrat.