Lors de l’intégration d’un stagiaire dans votre organisation, vous devez vous conformer aux lois en vigueur. Indemnités, durée de stage, bénéfices accordés… Quels sont vos devoirs à cet égard ? Clarifions cela.
Qu’est-ce qu’un stage ?
Selon le code de l’éducation, le stage est défini comme une période provisoire d’immersion dans un environnement professionnel. Il offre à l’élève ou à l’étudiant l’opportunité d’acquérir des aptitudes professionnelles et d’appliquer ce qu’il a appris lors de sa formation afin d’obtenir un diplôme ou une certification et de faciliter son intégration professionnelle.
Cette période de travail en milieu professionnel doit être régulée par une convention signée par le stagiaire, l’entreprise et l’institution éducative.
Dans quel contexte pouvez-vous recevoir un stagiaire ?
Il est important de mentionner qu’un étudiant en stage doit nécessairement être inscrit à un programme de formation qui comprend au minimum 200 heures d’enseignement par an (précisé dans l’article D124-2 du code de l’éducation).
En d’autres termes, une entreprise ne peut pas recevoir un stagiaire qui n’est pas engagé dans un programme éducatif scolaire ou universitaire.
De plus, chaque stage doit être supervisé à la fois par un enseignant référent au sein de l’équipe pédagogique de l’institution éducative, et par un tuteur désigné par l’entreprise, qui est responsable de l’accueil et de l’orientation du stagiaire.
Information à connaitre
Un stagiaire n’est pas lié à l’entreprise qui le reçoit par un contrat de travail, il n’a donc pas le statut d’employé. Par conséquent, l’employeur n’est pas tenu de faire une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à l’Urssaf.
Cependant, il doit indiquer dans une section spécifique du registre unique du personnel les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement, dans l’ordre de leur arrivée (selon l’article L1221-13 du code du travail).
Quelles tâches l’entreprise peut-elle attribuer à un stagiaire ?
L’objectif premier d’un stage est de fournir à l’étudiant une occasion d’acquérir et de mettre en pratique des compétences professionnelles qui correspondent à ce qu’il apprend dans sa formation.
Les responsabilités confiées au stagiaire doivent être en adéquation avec le plan pédagogique établi par son établissement d’enseignement et validées par l’entreprise d’accueil (références dans l’article L124-1 du code de l’éducation).
Il est important de souligner qu’il est interdit d’établir une convention de stage dans les cas suivants : pour substituer un employé en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour réaliser une tâche constante liée à un emploi permanent, pour répondre à une augmentation temporaire de l’activité ou pour pourvoir un emploi saisonnier.
Information cruciale : il est strictement interdit d’attribuer au stagiaire des activités qui pourraient être nuisibles à sa santé ou à sa sécurité (article L124-14 du code de l’éducation).
Quel est le nombre maximum de stagiaires que vous pouvez accueillir ?
La capacité d’accueil des stagiaires dans une entreprise est conditionnée par la taille de celle-ci (article R124-10 du code de l’éducation).
Pour les entreprises comptant moins de 20 salariés, l’effectif maximal de stagiaires simultanés est de trois.
Par contre, pour les entreprises ayant 20 employés ou plus, le nombre de stagiaires en contrat simultanément durant une semaine civile ne peut pas dépasser 15% de l’effectif total.
Par conséquent, une entreprise de 750 salariés peut héberger jusqu’à 113 stagiaires à la fois (750 x 15% = 112,5 : le chiffre est arrondi au nombre supérieur).
En ce qui concerne le délai de carence du stage, il s’agit d’une période minimale que l’employeur doit observer avant de proposer un nouveau stage sur le même poste. Cette période équivaut à un tiers de la durée du stage précédent. Par exemple, si le stage précédent a duré trois mois, l’employeur doit patienter un mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire pour ce poste.
Quelle est la durée maximale d’un stage ?
La durée d’un stage est limitée à six mois par entité d’accueil et par année scolaire (voir article L124-5 du code de l’éducation).
Pour déterminer cette durée, il est nécessaire de tenir compte de la présence effective du stagiaire au sein de la structure d’accueil, en considérant que :
- sept heures de présence, consécutives ou non, sont égales à une journée de présence ;
- 22 jours de présence, consécutifs ou non, sont comptabilisées comme un mois.
La durée maximale du stage correspond à 924 heures de présence effective dans la structure d’accueil, au cours de l’année scolaire.
Note importante : Les jours de congé et les autorisations d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que les congés et autorisations d’absence prévus dans le contrat de stage, sont considérés comme du temps de présence pour le calcul de la durée du stage (article L124-13 du Code de l’éducation).
Quelles sont les règles relatives à la convention de stage ?
Le stage en milieu professionnel doit nécessairement donner lieu à la signature d’une convention de stage entre l’employeur, l’étudiant (futur stagiaire) et l’institution éducative à laquelle il est rattaché.
La convention de stage permet, entre autre, de définir les règles obligatoires ou facultatives pour que le stage se déroule dans les meilleures conditions, à la fois pour l’étudiant mais aussi pour l’entreprise.
Plus précisément, une convention de stage doit fournir les informations suivantes (article D124-4 du code de l’éducation) : le titre complet du cours ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement, l’ensemble des tâches assignées au stagiaire et les compétences à acquérir au cours du stage, l’identité du mentor et de l’enseignant référent, la date de début et de clôture du stage, ainsi que le nombre maximal d’heures que le stagiaire est censé faire en entreprise chaque semaine, les règles régissant les autorisations d’absence et le montant de la rémunération horaire sont aussi des éléments à spécifier (appelée « gratification », voir le paragraphe suivant), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement les avantages éventuellement accordés au stagiaire (repas, logement, remboursement de frais…) le régime de protection sociale dont le stagiaire bénéficie, notamment en cas d’accident du travail.
À noter : Lorsque la durée du stage dépasse deux mois, la convention de stage doit inclure la possibilité de congés et d’autorisations d’absence. Si la durée du stage est inférieure à deux mois, la prise de congés n’est pas obligatoire.
Les dispositions mentionnées ci-dessus et dans le reste de cet article concernent uniquement les stages d’élèves et d’étudiants effectués dans le cadre d’une initiation, d’une formation initiale ou d’un complément de formation professionnelle initiale.
Pour les autres catégories de stages, tels que ceux réalisés dans le cadre de la formation professionnelle continue et faisant l’objet d’un contrat de travail, d’autres règles sont applicables.
Est-il nécessaire de fournir une rémunération financière à l’étudiant en stage ?
Un versement financier mensuel, connu sous le nom de gratification, est obligatoire si l’étudiant en stage est accueilli par l’entreprise pendant plus de deux mois, même si sa présence est intermittente.
Le montant minimal correspond à 15% du plafond de la Sécurité Sociale, c’est-à-dire 4,05 € par heure en entreprise en 2023 (article L124-6 du Code de l’éducation).
Si la durée du stage est inférieure à deux mois, la gratification est facultative et peut faire l’objet d’une négociation entre l’étudiant en stage et l’entité d’accueil.
Quels sont les droits et bénéfices financiers dont l’étudiant en stage doit jouir ?
Bien que l’étudiant en stage ne soit pas considéré comme un employé, il doit bénéficier des mêmes protections et droits que les employés de l’entité d’accueil, cela comprend, bien entendu, le harcèlement moral.
Il a aussi droit à certaines prestations, comme l’accès aux activités culturelles et sociales du comité d’entreprise, l’accès à la cafétéria de l’entreprise et l’obtention de tickets restaurant.
À propos des frais de transport
En ce qui concerne les frais de transports publics (métro, bus, location de vélo…) engagés par l’étudiant en stage pour se rendre de son domicile au lieu de stage, l’employeur est tenu de rembourser 50% de ces frais (article L3261-2 du code du travail). Cependant, l’employeur n’est pas obligé de prendre en charge les frais de transport personnel pour se rendre sur le lieu de travail. Selon le code du travail, l’employeur « peut prendre en charge » ce type de déplacement. Cette prise en charge doit être établie par un accord collectif ou une décision de l’employeur (article L3261-4 du Code du travail).
À retenir
Le remboursement de ces divers frais n’est pas inclus dans la gratification mensuelle, il doit être payé en supplément. Si l’employeur ne respecte pas les règles d’encadrement des stages, il risque une amende administrative pouvant atteindre jusqu’à 2000 € par étudiant en stage concerné (article L124-17 du code de l’éducation).
Suite à la période de stage
À la fin du stage, vous devez fournir à l’étudiant en stage une attestation indiquant la durée effective du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée. De son côté, l’étudiant en stage doit fournir à son institution éducative un document évaluant la qualité de son stage.
À retenir
Il est possible de recruter l’étudiant en stage à la fin du stage. Si cette situation se présente, l’étudiant en stage peut, sous certaines conditions, profiter de certains avantages, tels que la réduction de la période d’essai ou la prise en compte de la durée.
Source : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/recruter-accueil-stagiaire-regles-gratification
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